Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 28.11.2022/Pykälä 224

KHALL 28.11.2022 § 224  

711/02.08.00/2022  

Sastamalan kaupunki on pyytänyt 27.9.2022 päivätyllä tar­jous­pyyn­nöl­lä avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia mark­ki­noin­ti­vies­tin­nän suunnittelu- ja toteutuspalveluista.

Tarjouspyynnön mukaan Sastamalan kaupungin konsernihallinnon vies­tin­tä hakee puitejärjestelyllä 1-3 yhteistyökumppania Sastamalan kaupungin mark­ki­noin­ti­vies­tin­nän strategiseen ja taktiseen suunnitteluun, konsultointiin sekä ope­ra­tii­vi­seen toteutukseen.

Hankittavat asiantuntijapalvelut koostuvat strategisesta, ope­ra­tii­vi­ses­ta ja taktisesta

1. markkinoinnin konsultoinnista

2. markkinoinnista, mainonnasta ja sisällöntuotannosta sekä

3. mediasuunnittelusta.

Kohta kaksi sisältää mm. strategista ja luovaa suunnittelua ja kon­sep­toin­tia, suunnittelua (asiakasmarkkinointi, kampanjat, sisällöt, vi­su­aa­li­nen ilme, tekstisuunnittelu, materiaalit ym.)  ja digitaalista mark­ki­noin­ti­vies­tin­tää. Toimeksiantoja voivat olla esimerkiksi kau­pun­gil­le laadittavat laajemmat mainoskampanjat (sis. radio-, printti-, verk­ko- ja somemainontaa), kampanjakohtaisten kotisivujen suun­nit­te­lua ja toteutusta WordPress-alustalle, lehdet, vuosikertomukset ja muut julkaisut, yksittäiset mainokset, logot ja markkinointikanavien va­lin­taan liittyvä konsultointi.

Toimeksiannot määritellään tapauskohtaisesti ja niistä sovitaan erik­seen. Toimenpiteiden sisältö ja laajuus suunnitellaan yhdessä ti­laa­jan kanssa.

Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tar­jous. Maksimipistemäärä on 100 pistettä siten, että asian­tun­ti­ja­pal­ve­lun hinta voi tuottaa enintään 30 pistettä ja laatutekijät (ennakkotehtävä, referenssit ja asiakastyytyväisyyskysely) enintään 70 pis­tet­tä.

Tarjouskilpailun perusteella solmitaan sopimus 1-3 puitesopimuskump­pa­nin kanssa. Sopimusten kesto on kaksi (2) vuotta eli ajalle 1.1.2023 - 31.12.2024. Lisäksi hankintaan sisältyy mahdollinen optio vuo­del­le 2025. Tilaaja päättää option käytöstä erikseen 30.9.2024 mennessä. Hankinnan arvioitu arvo on enintään 40 000 eu­roa/vuo­si eli yhteensä enintään 120 000 euroa (alv 0 %). Hankinnan arvo ylittää hankintalain 25 §:n mukaisen kan­sal­li­sen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan hankintalakia.

Tarjouksia saapui määräaikaan 24.10.2020 klo 15.00 mennessä 13 kappaletta. Kaikki nämä tarjoukset olivat tarjouspyynnön mu­kai­sia.

Lisäksi yksi tarjoaja on ilmoittanut jättäneensä tarjouksen, joka ei ole kuitenkaan saapunut hankintayksikölle ennen tarjouksille asetetun määräajan päättymistä. Tarjoaja on sittemmin lähettänyt hankinta-yksikölle osan tarjousasiakirjoista erillisenä sähköpostiviestinä. Tämä tarjous tulee hylättäväksi, koska tarjouksen lähettäjä vastaa tarjouksen jättämisestä sähköiseen tiedonsiirtoon määräajassa ja määrätyllä tavalla.

Tarjousvertailu on liitteenä (julkaistaan vasta pöytäkirjan liitteenä).

Sastamalan kaupungin hallintosäännön 26 §:n perusteella kau­pun­gin­hal­li­tus päättää toimialallaan yli 60 000 euron hankinnoista ja niis­tä yli 60 000 euron hankinnoista, jotka koskevat useampaa kuin yhtä toi­mi­alaa käytettävissä olevien määrärahojen rajoissa.

Valmistelija hallintojohtaja Tapio Rautava, konsernilakimies Katja Arve-Salonen, viestintäpäällikkö Johanna Kurkikangas, yritysasiantuntija Teresa Vidfelt

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää, että
1) Kumppania Oy:n tarjous hylätään, koska tarjousta ei jätetty Sastamalan kaupungin edellyttämällä tavalla määräajassa sähköisessä kilpailutusjärjestelmässä
2) Sastamalan kaupunki hyväksyy puitesopimuskumppaneiksi markkinointiviestinnän suunnittelu- ja toteutuspalveluihin tarjouskilpailun ja kokonaistaloudellisen edullisuusvertailun perusteella Daddy Finland Oy:n (ensisijainen sopimuskumppani) ja Hansdotter Oy:n (toissijainen sopimuskumppani).

Päätös Hyväksyttiin yksimielisesti.

Lisätietoja hallintojohtaja Tapio Rautava, puh. 040 488 0202