Henkilöstöjaosto
Pöytäkirja 20.02.2024/Pykälä 17

HEJA 20.02.2024 § 17  

85/01.00.02/2024  

Täyttölupamenettelyn tarkoituksena on varmistaa henkilöstö-resurssien optimaalinen käyttö. Se mahdollistaa myös henkilöstölle uusiin tehtäviin siirtymisen.

Vuoden 2024 talousarvioon sisältyy henkilöstösuunnitelmien ajantasaistaminen vuoden 2024 aikana. Henkilöstösuunnitelmien ajantasaistamista on käsitelty henkilöstöjaoston tammikuun kokouksessa mutta asian valmistelu on vielä kesken. Täyttölupamenettelyn ohjeet tarvitaan alkuvuoden vapautuneiden tehtävien osalta mutta tarvittaessa ohjeita täydennetään henkilöstösuunnitelmien valmistuttua.

Henkilöstösuunnittelun avulla huolehditaan kaupungin palvelutuotannon edellyttämän henkilöstön oikeasta määrästä ja rakenteesta sekä turvataan riittävä osaaminen kaupungin tavoitteiden saavuttamiseksi. Henkilöstösuunnittelussa tulee huomioida lainsäädännön velvoitteet sekä hyvinvointialueen tuomat muutokset kaupungin toimintaympäristöön. Henkilöstösuunnittelussa huomioidaan myös väestökehityksestä johtuvat palveluiden kysyntään ja resurssien kohdentamiseen sekä henkilöstön eläköitymiseen liittyvät muutostarpeet. Toimialojen tulee selvittää ja ottaa käyttöön toimintatapoja ja uudelleenjärjestelyjä, joissa nykyistä henkilöstöä valmennetaan ja koulutetaan uusiin tehtäviin

Vakanssien vapautuessa kokonaan tai määräajaksi on tilalle lupa palkata uutta henkilöstöä ainoastaan pakollinen/välttämätön määrä talousarvioon myönnettyjen määrärahojen puitteissa.

Tehtävien vapautuessa eläköitymisen kautta tai muusta syystä tai sijaistarvetta arvioitaessa toimi-/vastuualueen tulee aina selvittää tehtävien vaihtoehtoiset hoitamismahdollisuudet (mm. tehtävien yhdistämiset, tehtävän täyttäminen alkuvaiheessa osa-aikaisesti, täyttäminen määräaikaisesti tai täyttämisen siirtäminen myöhemmäksi, osa-aikaisten työntekijöiden mahdollisuus/halukkuus kokoaikatyöhön, uudelleensijoitettavat työntekijät,) oman toimialan sisäisin tai toimialojen välisin järjestelyin. Tarvittaessa nykyistä henkilöstöä perehdytetään ja koulutetaan muuttuviin ja uusiin tehtäviin.

Vakituisten virkojen ja toimien perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä virkasuhteen muuttamisesta työsuhteeksi päättää kaupunginhallitus henkilöstöjaoston valmistelusta. Henkilöstöjaosto päättää toimien muuttamisesta toiseksi toimeksi.

Virkojen ja toimien vakinainen täyttäminen edellyttää henkilöstöjaoston luvan. Täyttölupa tarvitaan vaikka tehtävä täytettäisiin sisäisin järjestelyin. Täyttölupamenettelyn ulkopuolella on lomatoiminnan maatalouslomittajien tehtävät.

Määräaikaisten virkojen ja toimien, joiden taustalla ei ole vakituista vakanssia, perustamisesta ja täyttöluvista päättää henkilöstöjaosto.

Täyttölupamenettelyn ulkopuolella on seuraavat määräaikaiset tehtävät

- työllisyyspalvelujen työnsuunnittelijat

- velvoitetyöllistettävät ja palkkatuella työllistettävät

- maatalouslomittajat

- muiden kuntien tai organisaatioiden kustantamat työntekijät (esim. hen­ki­lö­koh­tai­set avustajat)

- johtoryhmän hyväksymien projektien tai hankkeiden työntekijät

- sivutoimiset tuntiopettajat (esim. Musiikkiopisto)

- kesätyöntekijät tai muut vastaavat lyhytaikaiset tilapäiset työntekijät (esim. näyttelyvalvojat)

Vakinaisten virkojen ja toimien määräaikaisesta täyttämisestä (mm. sijaisuudet, avoimen tehtävän hoitaminen) päättää kaupunginjohtaja tai toimialajohtaja toimialueensa osalta käytettävissä olevien määrä-rahojen puitteissa.

Määräaikaisessa täyttämisessä tulee käyttää harkintaa ja lupa on palkata henkilöstöä ainoastaan pakollinen/ välttämätön määrä talousarvioon myönnettyjen määrärahojen puitteissa.

Normimitoituksen piirissä olevat yksiköt tai toiminnot voivat ottaa sijaisia harkintansa mukaan.

Normimitoituksen piirissä olevia tai vastaavia yksiköitä ja toimintoja ovat seuraavat:

-          ympäristöterveydenhuolto: ympäristönsuojelu- ja terveydensuojeluviranomaisen valvontatehtävät, eläinlääkintähuolto

-          varhaiskasvatus: päiväkodit, ryhmäperhepäiväkodit

-          perusopetus

Muussa kaupungin toiminnassa sijaisuudet hoidetaan pääsääntöisesti sisäisin tehtäväjärjestelyin.

Hallintosäännön 26 §:n mukaan henkilöstöjaosto päättää yleisten ohjeiden antamisesta toimialallaan.

Valmistelija Henkilöstöjohtaja Riitta Hietala

Esittelijä Henkilöstöjohtaja

Päätösehdotus Henkilöstöjaosto hyväksyy täyttölupamenettelyn vuodelle 2024.

Päätös Hyväksyttiin.

Lisätietoja Henkilöstöjohtaja Riitta Hietala, p. 050 522 4107