Sivistyslautakunta
Pöytäkirja 11.12.2024/Pykälä 125

SIVLTK 11.12.2024 § 125  

795/02.08.00/2024  

Sastamalan kaupunki on pinta-alaltaan Pirkanmaan suurin kunta. Nykyinen palveluverkko sisältää 14 koulua. Koulukuljetukseen oikeutettuja on n. 900 esiopetuksen ja perusopetuksen oppilasta. Otantapäivänä, 21.11.2024, yli viiden (5) kilometrin päässä koulusta asuvia kuljetusoppilaita oli yhteensä 616. Näistä 60 asuu yli 20 kilometrin päässä oppilaalle määritetystä koulusta. Kuljetusten reittisuunnittelussa otetaan lisäksi huomioon myös lukiokoulutuksen opiskelijat. Kolmella koulukuljetuksiin varatuilla ajoneuvoilla liikennöidään myös kaupungin palveluliikennettä.

Sastamalan kaupunki kilpailutti oppilaskuljetukset sekä palveluliikenteen sivistyslautakunnan ja kaupunginhallituksen tekemän linjauksen mukaisesti uudella liikennöitsijävetoisella toimintamallilla sopimuskaudelle 2.5.2023 - 31.7.2025. Hankinta sisälsi koulukuljetusten lisäksi retkikuljetukset, tilapäiskuljetukset, palveluliikenteen sekä osan hyvinvointialueen järjestämisvastuulla olevia kuljetuksia. Palveluntuottajalta vaadittiin lisäksi kuljetusten suunnittelu- ja ohjausjärjestelmän hankinta ja ylläpito määriteltyjen kriteereiden mukaisesti. Hankinta sisälsi toistaiseksi voimassa olevan optiokauden. Palveluntuottaja ilmoitti 22.10.2024, että se ei tule käyttämään mahdollista optiokautta. Kaupunki oli varautunut, että optio otetaan käyttöön.

Uutta kilpailutusta aloitettiin valmistelemaan välittömästi ilmoituksen saavuttua. Liikennöitsijävetoinen toimintamalli todettiin saatujen palautteiden perusteella sekä toiminnoiltaan sellaiseksi, että kuljetuskokonaisuuden hallintaa on tarkoituksenmukaista jatkossakin toteuttaa samalla mallilla. Sivistyspalveluiden palveluverkkoselvitys päivitetään vuoden 2025 aikana. Aikaisemmat kouluverkkoa koskevat tehdyt päätökset; Marttilan koulun lakkauttaminen 1.8.2025 alkaen ja Äetsän ja Sylvään koulun yhdistyminen Sylvään koulun tiloihin 1.8.2026 alkaen, luovat jo sellaisenaan haasteen kokonaisuuden kilpailuttamiselle n. 170 oppilaan koulumatkan muuttuessa. Palveluverkkoselvityksen päivittämisen jälkeen, päätöksenteko vuoden 2025 loppupuolella, on vasta tiedossa muut mahdolliset kouluverkkoa koskevat muutokset.  Palveluverkon tulevien tiedossa olevien muutosten ja mahdollisten uusien muutoksien takia kilpailutettava sopimuskausi voisi olla vain yhden vuoden pituinen.

Markkinavuoropuhelu järjestettiin 26.11.2024. Kutsu vuoropuheluun julkaistiin Hilmassa. Markkinavuoropuheluun osallistui kaksi liikennöitsijää. Keskustelussa tuli ilmi, että sopimuskausi ja aloitusajankohta tuottaa haasteita. Sopimuskaudeksi toivottaisiin nykyistä pitempää aikaa, koska uuden toimijan / alueen ulkopuolisen tahon on haastava hankkia mm. varikkoja, autoja ja kuljettajia lyhyen sitoutumiskeston takia.

Koulujen ja kuljetettavien oppilaiden määrän takia uuden lukuvuoden suunnittelu alkaa käytännössä jo edellisen kalenterivuoden lopussa ennen seuraavan lukuvuoden alkua. Käytäntö on osoittanut, että käytössä oleva toimintamalli on oltava yksityiskohtiaan myöten valmis vuosittain maaliskuun loppuun mennessä toimintakauden alkaessa elokuussa.  Tätä myöhäisempi aikataulu vaarantaa kuljetusten sujuvan toteutumisen lukuvuoden alkaessa.

Hankintalain mukaan suorahankinta on mahdollista tapauksissa, joissa säädettyjä määräaikoja ei voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi. Hankintayksikkö katsoo, että edellä kuvattujen syiden vuoksi kyseessä on äärimmäinen kiire. Suorahankinta on määritelty hankintalain 40 §:ssä hankintamenettelyksi, jossa ei julkaista hankintailmoitusta vaan hankintayksikkö kutsuu yhden tai useamman mahdollisen toimittajan neuvottelemaan hankintasopimuksen ehdoista.

Sastamalan kaupunki kutsui Vammalan Palveluliikenne Oy:n neuvotteluun mahdollisesta hankintasopimuksesta ajalle 1.8.2025 - 31.7.2026. Neuvottelu pidettiin 2.12.2024.
 

Suorahankintasopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, jotta koulukuljetusten toimivuus voidaan turvata 1.8.2025 alkaen. Neuvottelun tuloksena Sastamalan kaupunki tekee suorahankintasopimuksen Vammalan Palveluliikenne Oy:n kanssa sopimuskaudelle 1.8.2025 - 31.7.2026. Sopimuskauden hinta on 2,22 miljoonaa euroa (alv 0 %) sopimusehtojen säilyessä muilta osin nykyisen mukaisena.

Hankintayksikkö lisäksi toteaa, että uutta kilpailutusta sopimuskaudelle 1.8.2026 alkaen aloitetaan valmistelemaan välittömästi ja se tarkentuu tulevan palveluverkkoselvityksen päätösten mukaisesti osana koko kaupungin joukkoliikenneratkaisuja. Kilpailutus julkaistaan viimeistään joulukuussa 2025.

Suorahankinnan arvo ylittää hankintalain 26 §:n 1 momentin 2 kohdan mukaisen EU-kynnysarvon. Suorahankintailmoitus tehdään heti päätöksenteon jälkeen. EU-suorahankinnassa käytettävä ilmoitustyyppi on "Vapaaehtoista ennakkoavoimuutta (ex ante) koskeva ilmoitus (TED eF25)"

Sopimus

Sopimus hankinnasta syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä että hankintapäätös on saanut lainvoiman.

Asiakirjojen julkisuus

Hankintapäätöksen ja asiakirjojen julkisuudesta säädetään laissa viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintapäätös tulee julkisuuslain mukaan julkiseksi päätöksen allekirjoittamisella tai varmentamisella muulla vastaavalla tavalla. Asiakirjat ovat julkisuuslain mukaan liikesalaisuuksia lukuun ottamatta julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen sekä asianosaisjulkisia hankintapäätöksen jälkeen.

Sastamalan kaupungin hallintosäännön mukaan lautakunnan tehtävänä on toimialallaan päättää arvoltaan yli 60 000 euron hankinnoista.

Markkinavuoropuhelun materiaali, neuvottelumuistio liitteineen ja sopimusluonnos ovat oheismateriaalina.

Valmistelija kasvatusjohtaja Pekka Kares, henkilöstö- ja lakiasiainjohtaja Katja Arve-Salonen, hallintojohtaja Tapio Rautava ja talous- ja hallintopäällikkö Kirsi Sinisalo

Esittelijä Kasvatusjohtaja

Päätösehdotus Sivistyslautakunta päättää tehdä

1. hankintasopimuksen koulukuljetuksista ja palveluliikenteen liikennöinnistä ajalle 1.8.2025 - 31.7.2026 Vammalan Palveluliikenne Oy:n kanssa.

2. Hankinnan arvonlisätön (alv 0%) arvo on enintään 2 220 000 euroa.

3. Hankintapäätös on Sastamalan kaupunkia sitova vasta, kun hankintasopimus on allekirjoitettu.

Päätös 

 Hyväksyttiin yksimielisesti.

Lisätietoja kasvatusjohtaja Pekka Kares, puh. 040 532 7771