Henkilöstöjaosto
Pöytäkirja 28.01.2025/Pykälä 5

HEJA 28.01.2025 § 5  

39/01.01.01.00/2025  

Kasvatusjohtaja Pekka Kares ja talous- ja hallintopäällikkö Kirsi Sinisalo esittävät kahden sivistystoimen palvelusihteerin vakituisen toimen täyttölupaa 1.8.2025 alkaen.

Sivistystoimessa on tehty laaja palvelusihteerityöselvitys vuonna 2018 ja se on päivitetty vuonna 2023. Palvelusihteerityö, etenkin tietojärjestelmätyö, on selvitysvuosien välisenä aikana huomattavasti lisääntynyt johtuen mm. valtakunnallisista raportointi- ja tilastointivelvoitteista sekä uusien järjestelmien käyttöönotoista. Selvitystyön keskeinen tulos oli, että palvelusihteeriresurssi jakaantuu tällä hetkellä toimialueella epätasaisesti. Tehtäviä uudelleenjärjestelemällä ja toimintatapoja uudistamalla voidaan lisääntyneet tehtävät hoitaa lisäämättä henkilöstöresurssia. Sivistystoimen 1.1.2025 voimaan tulleen organisaatiouudistuksen myötä palvelusihteerit (16 hlöä/14,2 htv) sijoittuvat hallinnon vastuualueelle ja heidän esihenkilönään toimii talous- ja hallintopäällikkö. Muutoksella selkeytetään sivistyksen hallinnon kokonaisuutta ja jatketaan palvelusihteerityön suunnitelmallista kehittämistä.

Palvelusihteerin tehtäviin sivistystoimessa kuuluu mm. asiakaspalvelutyö, palkka- ja henkilöstöhallinnon sekä talous- ja yleishallinnon tehtäviä kuten työsopimusten ja virkamääräysten valmistelua, laskutusta, ostolaskujen käsittelyä ja tilausten valmistelua, toiminnan tilastointi- ja raportointitehtäviä, arkistointia sekä muita toimistotehtäviä, joihin liittyy useiden eri tietojärjestelmien hallintaa. Lisäksi tehtäviin liittyy toimintayksikön toiminnasta johtuvia erilaisia tehtäviä.

Sivistystoimessa on vapautumassa kaksi palvelusihteerin tehtävää 1.8.2025 alkaen, tehtävät sijoittuvat tällä hetkellä kirjastoon ja Sastamalan Opistoon. Lisäksi liikunta- ja nuorisopalveluiden palvelusihteerin tehtäviä hoidetaan tällä hetkellä määräaikaisin järjestelyin 31.7.2025 saakka. Sekä Sastamalan Opiston ja musiikkiopiston sekä liikunta- ja nuorisopalvelujen palvelusihteeritehtävät sijoittuvat yksiköiden asiakaspalvelupisteisiin, joten tehtävät tulee täyttää vakinaisesti 1.8.2025 alkaen.  Kirjaston palvelusihteeritehtävät hoidetaan 1.8.2025 alkaen sisäisin tehtäväjärjestelyin.

Henkilöstön liikkuvuus auttaa hyödyntämään osaamista paremmin ja se tutkitusti vaikuttaa myönteisesti työntekijän motivaatioon, työhyvinvointiin ja työpaikkaan sitoutumiseen. Vapautuvat tehtävät on tarkoitus laittaa sivistystoimessa sisäisesti haettavaksi. Ulkoisesti haettavaksi tehtävät siirtyvät, mikäli sisäisesti ei sopivaa henkilöä ole ja/tai tarvittava palvelusihteeriresurssin kokonaismäärä ei sivistystoimessa täyty. Määrärahat tehtäviin on varattu sivistystoimen talousarviossa.

Hallintosäännön 48 §:n mukaan henkilöstöjaosto päättää vakinaisesti täytettävien virkojen ja toimien täyttöluvista.

Valmistelija Talous- ja hallintopäällikkö Kirsi Sinisalo ja henkilöstö- ja lakiasiainjohtaja Katja Arve-Salonen

Esittelijä Henkilöstö- ja lakiasiainjohtaja

Päätösehdotus Henkilöstöjaosto myöntää sivistystoimen kahden palvelusihteerin täyttöluvat 1.8.2025 alkaen esityksen mukaisesti.

Päätös Keskustelun kuluessa jäsen Kari Kaaja esitti, että kahden sivistystoimen palvelusihteerin vakituisen toimen täyttölupaa ei myönnetä. Puheenjohtaja päätti keskustelun ja totesi esittelijän ehdotuksen tulleen henkilöstöjaoston päätökseksi ja Kari Kaajan ehdotuksen kannattamattomana rauenneen.

Lisätietoja Talous- ja hallintopäällikkö Kirsi Sinisalo, p. 040 574 4799