Tarkastuslautakunta
Pöytäkirja 21.03.2025/Pykälä 15

TARKLTK 17.12.2021 § 96 

Kuntalain (410/2015) 121 §:n mukaan tarkastuslautakunnan teh­tä­vä­nä on valmistella

Kohta 1: valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta kos­ke­vat asiat

Kohta 4: huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yh­teen­so­vit­ta­mi­ses­ta.

Tilintarkastusyhteisön valinnan valmistelu on osa tar­kas­tus­lau­ta­kun­nan vastuulle kuuluvaa hallinnon ja talouden tarkastuksen jär­jes­tä­mis­tä. Tilintarkastusyhteisön toimikausi ei ole sidottu tar­kas­tus­lau­ta­kun­nan ja valtuuston toimikauteen, vaan tilintarkastusyhteisö voi­daan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden ajaksi. Toi­mi­kau­den pituus voidaan viedä valtuustolle ratkaistavaksi joko erillisenä asia­na tai tilintarkastajan valinnan yhteydessä. Viimeksi mainitussa ta­pauk­ses­sa on mahdollisuus kauden muutokseen huomioitava tar­jous­pyyn­nös­sä.

Kuntalain 122.2 §:n mukaan kunnan tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Tällainen syy voi olla esimerkiksi konsernin suuri koko.

Tarkastuslautakunnan toiminta tarjouskilpailun järjestäjänä koko kun­ta­kon­ser­nin puolesta perustuu kuntalakiin (121.2 § kohta 4). Sen mu­kaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on kunnan ja sen ty­tär­yh­tei­sö­jen tarkastuksen yhteensovittamisesta huolehtiminen. Lain pe­rus­te­lu­jen mukaan yhteensovittaminen voi tarkoittaa kuntakonsernin ti­lin­tar­kas­tus­pal­ve­lu­jen kilpailuttamisen järjestämistä koskien muun muas­sa tarjouspyyntöä, tarjousvertailua ja ti­lin­tar­kas­ta­ja­eh­dok­kai­den nimeämistä konserniyhteisöihin.

Tytäryhteisö toimii hankintayksikkönä tilintarkastajan valinnassa. Va­lin­ta­pää­tök­sen tekee tytäryhteisön yhtiökokous tai vastaava toimielin ao. yhteisölaissa tai yhtiöjärjestyksessä taikka säännössä mää­rä­tyk­si toimikaudeksi.

Sastamalan kaupungin hallintosäännön mukaan valtuusto valitsee tar­kas­tus­lau­ta­kun­nan esityksestä tilintarkastusyhteisön enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden järjestämistä var­ten.

Tarjouspyyntöluonnos lähetetään tarkastuslautakunnalle myö­hem­min.

Esittelijä Puheenjohtaja

Päätösehdotus Tarkastuslautakunta päättää hallinnon ja talouden tarkastusta koskevasta tarjouspyynnöstä.

Päätös Hyväksyttiin yksimielisesti.

Tilintarkastaja Merja Laakkonen poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn ajaksi.

Merkitään, että puheenjohtaja toimi sihteerinä tämän pykälän käsittelyn ajan.

TARKLTK 14.01.2022 § 7 

Tilintarkastuspalveluiden hankintaa koskevaa tarjouspyyntöä koskien on tullut lisätietopyyntöjä mahdollisilta palveluntarjoajilta. Lisätietopyyntöihin on vastattava 14.1.2022 klo 15 mennessä.

Esittelijä Puheenjohtaja

Päätösehdotus Tarkastuslautakunta käsittelee tarjouspyyntöön tulleet lisätietopyynnöt.

Päätös Hyväksyttiin yksimielisesti.

Tilintarkastaja Merja Laakkonen poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn ajaksi.

Merkitään, että puheenjohtaja toimi sihteerinä tämän pykälän käsittelyn ajan.

TARKLTK 11.02.2022 § 12  

Hankinnan valmistelu

Tarkastuslautakunta hyväksyi kokouksessaan 17.12.2021 § 96 tarjouspyynnön tilintarkastuspalveluiden hankkimisesta tilikausille 2022-2025 sekä optiosta tilikausille 2026-2027. Tarjouspyyntöön sisältyy:

-          Kuntalain (410/2015) 14 luvun mukainen Sastamalan kaupungin hallinnon ja talouden tarkastus

-          tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät

-          arviointipalvelu tarkastuslautakunnalle

-          EU-hankkeiden ja muiden erityistehtävien tarkastus ja varmennukset

-          Sastamalan kaupungin tytäryhtiöiden tilintarkastuslain (1141/2015) mukainen tilintarkastus.

Hankinta tehdään julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaisesti. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä.

Hankinnan arvioitu arvo on noin 140 000 euroa. Hankinta ylittää kansallisen kynnysarvon. Tarjouspyyntö on julkaistu Tarjouspalvelu.fi -portaalissa 21.12.2021. Tarjousten jättöaika päättyi 21.1.2022.

Lisätietokysymykset oli lähetettävä 11.1.2022 klo 15 mennessä ja niihin vastattiin 14.1.2022.

Valintakriteerit

Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Hinnan painoarvo on vertailussa 60 % ja laadun painoarvo 40 %.

Tarjouspyynnössä on mainittu ehdottomat vaatimukset sekä kokonaistaloudellisuutta arvoitaessa käytettävät hinta- ja laatukiriteerit ja laskentaperusteet.

Hankintapäätös ja sopimus

Hankintapäätöksen Sastamalan kaupungin tilintarkastusyhteisön va­lin­nas­ta tekee kaupunginvaltuusto tarkastuslautakunnan esityksestä. Ty­tär­yh­tiöi­den yhtiökokoukset tekevät osaltaan päätöksen ti­lin­tar­kas­tus­yh­tei­sön valinnasta kaupungin valmistelun ja ehdotuksen poh­jal­ta. 

Sopimus koskee tilikausien 2022-2025 hallinnon ja talouden tar­kas­tus­ta. Sopimukseen sisältyy tilikausia 2026-2027 koskeva optio, jonka käy­tös­tä Sastamalan kaupunki päättää kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä ja sen jälkeen kau­pun­gin tytäryhtiöt varsinaisissa yhtiökokouksissaan.  

Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan edel­lyt­tää erillistä kirjallista sopimusta.

Tarjoukset ja tarjousvertailu

Määräaikaan mennessä on jätetty kaksi tarjousta, jotka molemmat täyttivät tarjouspyynnön ehdottomat vaatimukset.

Tarjouksista on laadittu tarjousvertailu (hinta- ja laatupisteet), joka on oheismateriaalina.

Oheismateriaali:

- tarjouspyyntö

- lisätietokysymykset ja vastaukset

- tarjousvertailu

Tarkastuslautakunnan jäsenillä on mahdollisuus tutustua tar­jous­asia­kir­joi­hin tarkastuslautakunnan kokouksessa.

Esittelijä Puheenjohtaja

Päätösehdotus Tarkastuslautakunta esittää kaupunginvaltuustolle, että

1. Sastamalan kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen suorittajaksi tilikausille 2022-2025 sekä mahdollisille optiovuosille 2026-2027 valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt BDO Audiator Oy.
2. Sastamalan kaupungin tytäryhteisöille esitetään tilintarkastusyhteisöksi Kuntalain 122 §:n mukaisesti kaupungin valitsemaa tilintarkastusyhteisöä.
3. Tarkastuslautakunta valtuutetaan päättämään tilikausia 2026-2027 koskevien optiovuosien käytöstä kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä.
4. Tytäryhteisöjen tilintarkastusyhteisön valintaa koskien asia saatetaan yhtiöiden jatko-ohjeistusta varten tiedoksi konsernijohdolle.

Päätös Hyväksyttiin yksimielisesti.

Merkittiin, että tilintarkastaja Merja Laakkonen poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn ajaksi ja puheenjohtaja toimi sihteerinä pykälän käsittelyn ajan.

KVALT 21.02.2022 § 7 

Tilintarkastuspalvelujen tarjouspyyntö, lisätietokysymykset ja vastaukset, tarjousten avauspöytäkirja ja tarjousvertailu ovat oheismateriaalina.

Esittelijä Tarkastuslautakunta

Päätösehdotus Tarkastuslautakunta esittää kaupunginvaltuustolle, että

1. Sastamalan kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen suorittajaksi tilikausille 2022-2025 sekä mahdollisille optiovuosille 2026-2027 valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt BDO Audiator Oy.
2. Sastamalan kaupungin tytäryhteisöille esitetään tilintarkastusyhteisöksi Kuntalain 122 §:n mukaisesti kaupungin valitsemaa tilintarkastusyhteisöä.
3. Tarkastuslautakunta valtuutetaan päättämään tilikausia 2026-2027 koskevien optiovuosien käytöstä kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä.
4. Tytäryhteisöjen tilintarkastusyhteisön valintaa koskien asia saatetaan yhtiöiden jatko-ohjeistusta varten tiedoksi konsernijohdolle.

Päätös Hyväksyttiin yksimielisesti.

TARKLTK 21.03.2025 § 15  

16/00.03.01/2025  

BDO Audiator Oy:n kanssa laadittu sopimus tilintarkastuspalveluista on määräaikainen ja voimassa siihen saakka, kun vuoden 2025 tilintarkastus on loppuun suoritettu ja tilinpäätös hyväksytty. Sopimukseen sisältyy optiot tilikausille 2026 ja 2027.

Kaupunginvaltuusto on 21.2.2022 § 7 selosteosan mukaisesti valtuuttanut tarkastuslautakunnan päättämään tilikausia 2026-2027 koskevien optiovuosien käytöstä.

Toimivallan peruste kaupunginvaltuuston päätös 21.2.2022 § 7

Esittelijä Puheenjohtaja

Päätösehdotus Tarkastuslautakunta päättää käyttää sopimuksen mukaiset optiokaudet ja hankkia tilintarkastuspalvelut tilivuosien 2026-2027 osalta BDO Audiator Oy:ltä.

Päätös Hyväksyttiin yksimielisesti.

Merkittiin, että tilintarkastaja Iida Holopainen poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn ajaksi ja puheenjohtaja toimi sihteerinä pykälän käsittelyn ajan.