Henkilöstöjaosto
Pöytäkirja 27.01.2026/Pykälä 8

HEJA 27.01.2026 § 8  

23/01.00.02/2026  

Täyttölupamenettelyn tarkoituksena on varmistaa henkilöstöresurssien optimaalinen käyttö sekä mahdollisuuksien mukaan edesauttaa henkilöstön siirtymistä uusiin tehtäviin.

Henkilöstösuunnittelun avulla huolehditaan kaupungin palvelutuotannon edellyttämän henkilöstön oikeasta määrästä ja rakenteesta sekä turvataan riittävä osaaminen kaupungin tavoitteiden saavuttamiseksi. Henkilöstösuunnittelussa tulee huomioida lainsäädännön velvoitteet kaupungin toimintaympäristössä. Henkilöstösuunnittelussa huomioidaan myös väestökehityksestä johtuvat palveluiden kysyntään ja resurssien kohdentamiseen sekä henkilöstön eläköitymiseen liittyvät muutostarpeet. Toimialojen tulee selvittää ja ottaa käyttöön toimintatapoja ja uudelleenjärjestelyjä, joissa nykyistä henkilöstöä valmennetaan ja koulutetaan uusiin tehtäviin. Toimialat huomioivat edellä mainitut seikat henkilöstösuunnitelmien laadinnassa.

Täyttölupa myönnetään vain perustellusta syystä ja talousarvion määrärahojen puitteissa.

Tehtävien vapautuessa kokonaan tai määräajaksi toimialan/vastuualueen tulee aina selvittää tehtävien vaihtoehtoiset hoitamismahdollisuudet (mm. tehtävien yhdistämiset, tehtävän täyttäminen alkuvaiheessa osa-aikaisesti, täyttäminen määräaikaisesti tai täyttämisen siirtäminen myöhemmäksi, osa-aikaisten työntekijöiden mahdollisuus/halukkuus kokoaikatyöhön, uudelleensijoitettavat työntekijät,) oman toimialan sisäisin tai toimialojen välisin järjestelyin. Nykyistä henkilöstöä perehdytetään ja koulutetaan muuttuviin ja uusiin tehtäviin tarvittaessa.

Vakituisten virkojen ja toimien perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä virkasuhteen muuttamisesta työsuhteeksi päättää kaupunginhallitus henkilöstöjaoston valmistelusta. Henkilöstöjaosto päättää toimien muuttamisesta toiseksi toimeksi.

Virkojen ja toimien vakinainen täyttäminen edellyttää henkilöstöjaoston luvan. Täyttölupa tarvitaan, vaikka tehtävä täytettäisiin sisäisin järjestelyin.

Määräaikaisten virkojen ja toimien, joiden taustalla ei ole vakituista vakanssia, perustamisesta ja täyttöluvista päättää henkilöstöjaosto.

Vakinaisten tehtävien täyttölupamenettely

Vakinaisen tehtävän tullessa avoimeksi on aina ensin

- arvioitava kriittisesti tarvitaanko tehtävää ja jos tarvitaan, tarkistettava tehtäväkuva

- selvitettävä voidaanko tehtävä yhdistää johonkin toiseen tehtävään

- arvioitava minkälaista osaamista tässä tilanteessa ja tulevaisuudessa tarvitaan

- on selvitettävä myös yhteistyössä henkilöstöpalveluiden kanssa, voidaanko kyseinen tehtävä täyttää tehtäviensä vuoksi uudelleen sijoitettavalla henkilöllä.

Mikäli näiden selvitysten jälkeen on edelleen tarve tehtävän täyttämiseen, on haettava täyttölupaa. Täyttölupa voidaan antaa siten, että tehtävä täytetään sisäisesti, ulkoisesti, tehtävissään uudelleen sijoitettavalla henkilöllä, taikka lupa voidaan evätä.

Viran tai toimen vakinaista täyttämistä koskevan lupahakemuksen tulee sisältää perustelut ja selvitys tehtävän vaihtoehtoisista hoitamistavoista.

Toimialueella olevien vakinaisten osa-aikaisten työntekijöiden halukkuus kokoaikatyöhön tulee selvittää ja ilmoittaa täyttölupahakemuksessa.

Määräaikaisten tehtävien täyttölupamenettely

Täyttölupamenettelyn ulkopuolella ovat seuraavat määräaikaiset tehtävät

- varhaiskasvatus ja esiopetus, kun kyse henkilöstömitoitukseen perustuvasta tehtävästä

- ympäristöterveydenhuolto: ympäristönsuojelu- ja terveydensuojeluviranomaisen valvontatehtävät, eläinlääkintähuolto

- maatalouslomittajat

- muiden kuntien tai organisaatioiden kustantamat työntekijät

- johtoryhmän hyväksymien projektien tai hankkeiden työntekijät

- sivutoimiset tuntiopettajat (esim. Sastamalan Opisto ja Taidekoulu)

- kesätyöntekijät ja muut vastaavat lyhytaikaiset tilapäiset työntekijät (esim. näyttelyvalvojat)

Muussa kaupungin toiminnassa sijaisuudet hoidetaan pääsääntöisesti sisäisin tehtäväjärjestelyin.

Vakinaisten virkojen ja toimien määräaikaisista täyttöluvista päättää kaupunginjohtaja ja toimialajohtaja toimialansa osalta hallintosäännön 48 §:n mukaisesti.

Määräaikaisia tehtäviä täytettäessä vastuualueiden tulee ensin selvittää työllisyyspalveluiden kanssa työttömänä olevien henkilöiden työllistämismahdollisuus.

Täyttölupahakemusten sähköistä laatimista Kuntarekryn kautta pilotoidaan parhaillaan.

Toimivallan peruste Hallintosääntö 26 §

Valmistelija Henkilöstö- ja lakiasiainjohtaja Katja Arve-Salonen

Esittelijä Henkilöstö- ja lakiasiainjohtaja

Päätösehdotus

Päätös

Lisätietoja Henkilöstö- ja lakiasiainjohtaja Katja Arve-Salonen, p. 040 652 9782