Henkilöstöjaosto
Pöytäkirja 24.02.2026/Pykälä 19

HEJA 24.02.2026 § 19  

116/01.01.00.02/2026  

 Sivistysjohtaja Pekka Kares ja talous- ja hallintopäällikkö Kirsi Sinisalo esittävät yhden vakituisen palvelusihteerin toimen muuttamista hallintosuunnittelijan toimeksi sekä vakituisen toimen täyttölupaa 1.9.2026 alkaen.

 Sivistystoimessa on tehty laaja palvelusihteerityöselvitys vuonna 2018 ja se on päivitetty vuonna 2023. Palvelusihteerityö, etenkin tietojärjestelmätyö, on selvitysvuosien välisenä aikana huomattavasti lisääntynyt johtuen mm. valtakunnallisista raportointi- ja tilastointivelvoitteista sekä uusien järjestelmien käyttöönotoista. Selvitystyön keskeinen tulos oli, että palvelusihteeriresurssi jakaantuu osittain epätasaisesti. Tehtäviä uudelleenjärjestelemällä ja toimintatapoja uudistamalla voidaan lisääntyneet tehtävät hoitaa lisäämättä henkilöstöresurssia. Sivistystoimen 1.1.2025 voimaan tulleen organisaatiouudistuksen myötä palvelusihteerit ja kuljetussuunnittelija sijoittuvat hallinnon vastuualueelle. Muutoksella on selkeytetty sivistyksen hallinnon kokonaisuutta ja jatketaan tehtäväsisältöjen suunnitelmallista kehittämistä.

 Sivistystoimessa on vapautumassa palvelusihteerin tehtävä 1.9.2026 alkaen. Tehtävän vapautuessa tarve ja tehtävänkuva on tarkistettu. Palvelusihteerin toimi esitetään muutettavaksi hallintosuunnittelijan toimeksi vastaamaan toimialan tarvetta.

 Keskeisenä tehtävänä on toimialaan liittyviä vaativia valmistelutehtäviä kuten talousarvio-, tilinpäätösvalmistelua, yleishallintoon liittyvien suunnitelmien kokoamista, raportointia ja prosessien kehittämistä. Tehtäviin kuuluu toimialan tiedolla johtamisen tukeminen (luotettavan ja ajantasainen tiedon kerääminen, kokoaminen, raportointi ja analysointi) ja vastaaminen osaltaan hallinnon laillisuuden seurannasta ja tiedonhallinnasta (esim. GDPR-asiat). Tehtävänä on myös lautakunnan esityslistojen ja pöytäkirjojen laatiminen, toimiminen kokousten pöytäkirjanpitäjä, päätösten täytäntöönpano sekä toimialan asiakirjahallinnon vastuuhenkilön tehtävät (mm. sähköisen asianhallintajärjestelmän asiantuntija, pääkäyttäjä ja kirjaaja). Hallintosuunnittelija toimii talous- ja hallintopäällikön sijaisena. Tehtävä on tarkoitus täyttää määräaikaisesti 1.4.2026 alkaen ja vakinaisesti 1.9.2026 alkaen.

 Sivistystoimen henkilöstösuunnitelman mukaan hallinnon vastuualueelle kohdistuu seuraavan viiden vuoden aikana eläköitymistä. Vuoden 2026 aikana valmistuva palveluverkkoselvitys tulee vaikuttamaan myös hallinnon vastuualueen henkilöstömäärän tarpeeseen ja rakenteeseen tulevaisuudessa.

Toimivallan peruste Hallintosääntö 48 §

Valmistelija Talous- ja hallintopäällikkö Kirsi Sinisalo ja henkilöstö- ja lakiasiainjohtaja Katja Arve-Salonen

Esittelijä Henkilöstö- ja lakiasiainjohtaja

Päätösehdotus

Päätös

Lisätietoja Talous- ja hallintopäällikkö Kirsi Sinisalo, p. 040 574 4799